Wszyscy, którzy prowadzą swoją firmę, ale też i większość osób realizujących zakupy online, mieli choć raz kontakt z fakturą pro forma. Nie każdy jednakże wie, czym w rzeczywistości jest ten dokument i co go odróżnia od tradycyjnej faktury.
Czy faktura proforma jest wiążąca?
Po łacinie pro forma znaczy „dla pozoru”, dlatego raz za razem spotykamy się z określeniem, iż faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I faktycznie, taka faktura nie jest dowodem księgowym, a więc nie uwzględnia się jej w księdze przychodów i rozchodów bądź w ewidencji księgowej. Należy aczkolwiek zachować ją na przykład w celu uzupełnienia dokumentacji transakcji.
Faktura proforma powinna uchodzić wobec tego za dowód handlowy, będący rodzajem propozycji jakiejś oferty. Nie jest dowodem wykonania usługi ani kupna artykułów, czyli zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług nie nie może stanowić podłoża do odliczenia wykazanej w niej kwoty podatku VAT. Czy zatem faktura proforma jest wiążąca? Nie, gdyż tyczy się sprzedaży czy też usługi, która jeszcze nie była wykonana, zatem warunki transakcji w niej opisane mogą nadal podlegać negocjacjom.
Jak wygląda i kiedy nie wolno wydać faktury proforma?
Faktura proforma zawiera analogiczne elementy i przypomina z wyglądu fakturę VAT, a więc:
- dane kontrahentów (wystawcy oraz odbiorcy),
- miejsce oraz datę jej wystawienia,
- nazwę towarów albo usług, stanowiących przedmiot transakcji (razem z określeniem ich ilości, jednostek miary itd.),
- wartość brutto i netto (zarówno pojedynczych produktów i usług, jak i wartość całości zamówienia) opisana również słownie,
- stawka oraz obliczona z tego tytułu kwota podatku VAT,
- informacja o wysokości naliczonych rabatów,
- wskazanie przewidywanego terminu doręczenia towaru czy też realizacji usługi,
- określenie terminu zapłaty.
By nie było żadnych trudności z rozróżnieniem tego dokumentu od właściwej faktury VAT, generującej następstwa podatkowe, taką fakturę wystawca musi oznaczyć zauważalnie w tytule określeniem “PRO FORMA”. Powinno się również pamiętać, iż ten typ faktury nie zwalnia z konieczności przekazania klientowi wiążącej faktury VAT. Co istotne, faktury proforma nie przygotowuje się w przypadku, gdy klient przeleje już zaliczkę bądź uiści w całości opłatę za przedmiot transakcji.
